MACROS EN ACESS

Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte. Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos. Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear. Se abrirá la Vista de diseño de Macro. Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma dinámica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten. Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario, aunque puede que aparezca también la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y que explicaremos más adelante.

En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable.

En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto.

Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.

Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.

Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre.

En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas  para insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratónpara colocarlas en otra posición.

En este apartado veremos las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener información sobre acciones que aquí no tratemos.

Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones:

A continuación veremos las acciones más comunes, puedes ver la descripción de sus argumentos de acción haciendo clic en .

AbrirConsulta	Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos.
AbrirFormulario	Del mismo modo que la acción anterior, abre un formulario.
AbrirInforme	Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.
AbrirTabla	Esta acción permite abrir una tabla.
BuscarRegistro	Utilizaremos esta acción para buscar registros. Esta acción busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta acción paraavanzar en las búsquedas que realices.
BuscarSiguiente	Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la acciónBuscarRegistro anterior. No tiene argumentos.
CancelarEvento	Esta acción cancela el evento que produjo la ejecución de la macro. No tiene argumentos.
Cerrar	Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.
CuadroMsj	Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario.
DetenerMacro	Introduce esta acción en una Macro para detener su ejecución. No tiene argumentos. Verás su utilidad más adelante.
DetenerTodasMacros	Esta acción detendrá todas las Macros que se estén ejecutando en ese momento. No tiene argumentos.
*Eco	Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las operaciones que se están realizando con una Macro. Permite la activación o desactivación de la visualización de las acciones en pantalla.
EjecutarComando	Utiliza esta acción para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas.
*EstablecerValor	Una acción muy útil que te permitirá modificar los valores de los campos.
IrARegistro	Te permitirá saltar a un registro en particular dentro de un objeto.
Maximizar	Esta acción maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access.
Minimizar	Al contrario que la anterior, esta acción minimiza la ventana activa convirtiéndola en una barra de título en la parte inferior de la ventana de Access.
Salir	Esta acción hace que Access se cierre.

MACROS EN WORD 

Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que el usuario decide, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

- Automatizar una serie de pasos.

- Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.

- Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogán de la empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.

Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen como si fueran comandos de Word y añadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una combinación de teclas específica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

 Macros de Word

Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de comandos ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:

- Accede a la pestaña Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de diálogo Macros.

- En la lista de opciones de Macros en seleccionaComandos de Word. Podrás ver la lista con los comandos disponibles en Word.

Lo único que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si están compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de Word, no podremos 

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos (o acciones) que vayamos realizando. Así pues todo lo que hagamos se guardará y posteriormente al ejecutarla se llevará a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna acción que no tiene porqué ejecutarse siempre con la macro que estamos creando

Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga sin ningún error.

Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3 de Edición básica.

Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Vista y deplegar el menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro que vemos en la imagen.

Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

- Debe comenzar con una letra.

- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.

- No puede contener espacios ni símbolos.

Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.

Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botón o el de Teclado aparecerán unos nuevos cuadros de diálogo, que vermos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos a guardar la macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos.

También podemos escribir una pequeña Descripción que resuman las funciones de la macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra de estado:

También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratón se transforma con la imagen de una cinta.

 Guardar la macro.

Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.

Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón, pero es conveniente asignarla a un botón o a una combinación de teclas, como veremos a continuación.

OTRA FORMA DE GRABAR UN MACROS EN WORD SERIA LA SIGUIENTE:

La grabación de macros en Office no es una novedad. Desde hace años, la suite ofimática de Microsoft dispone de esta funcionalidad que permite automatizar las tareas que realizamos con frecuencia, para evitar tener que repetirlas cada vez. Así, por ejemplo, aplicar un mismo estilo a varios documentos o a diferentes partes del mismo es una tarea rápida y sencilla.

La versión 2010 de la suite ofimática de Microsoft no presenta grandes cambios a nivel estético, frente a su predecesora. De hecho, emplea la misma interfaz Ribbon. Sin embargo, sí incorpora funcionalidades que facilitan en gran medida la edición de los textos. Por supuesto, también incluye la tradicional función de grabación de macros.

A continuación, explicaremos mediante un ejemplo cómo crear macros en Word, el procesador de textos incluido en Office 2010. Para ello, vamos a grabar las acciones necesarias para dar formato a un parágrafo.

1. 1. Abre un documento en Word 2010.
2. 2. Ve al menú “Vista” y despliega las opciones pulsando en “Macros“.
3. 3. Selecciona “Grabar Macro“.
4. 4. En la ventana que aparece, selecciona un nombre para la macro y asigna un botón o un atajo de teclado para lanzar la macro cuando lo desees.

5. 5. Tras pulsar “Asignar”, comenzará la grabación de tu nueva macro. Como podrás observar, el cursor se transforma en un casete mientras está realizando esa tarea.
6. 6. Selecciona un párrafo del documento y aplícale el formato que desees: tipo de letra, tamaño, color, etc.
7. 7. Cuando hayas terminado , pulsa “Detener grabación“. Para ello, dirígete a las opciones de “Macros”.

Cuando ejecutes esta macro en cualquier otro documento, el estilo de párrafo creado será aplicado.

MACROS EN EXCEL

Cuando hablamos de una Macro en Excel nos referimos a un lenguaje de programación orientado a aplicaciones. En este caso particular, se utiliza VBA (Visual Basic for Applications) el cual es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft.  Excel, al igual que los otros programas de Microsoft Office incluyen el lenguaje VBA.

Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Este robot puede leer instrucciones y operar sobre Excel de manera rápida y precisa. Simplemente escribimos un lenguaje que este robot comprenda, para que luego el robot haga el trabajo sucio mientras nos relajamos y tomamos una limonada. Eso es justamente VBA. Un lenguaje en código para robots. Pero Ojo, Excel no viene ni con un robot ni con la limonada. =)

La combinación entre la generación de un código VBA y su posterior ejecución en Excel es lo que se llama una Macro. A fin de cuentas una Macro es un programa el cual contiene un trozo de código de manera que podemos automatizar procesos que el realizarlos a mano nos pueden tomar mucho tiempo.

La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podría describir el tipo de pago que podrías recibir por convertirte en un experto en programación de Macros.

Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual Basic), ya que VB es un lenguaje de programación que permite crear programas auto ejecutables (conocidos como archivos EXE). A pesar de que VBA y VB tienen mucho en común, son dos cosas distintas.

La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que deben ser desarrollas con frecuencia.  Por ejemplo, preparar reportes mensuales de manera que todos los meses podrás presentarle a tu jefe reportes con un mismo formato. Él quedará impresionado por tu consistencia  y la gran calidad de tu trabajo, e incluso te promoverá a un nuevo cargo al cual no estás capacitado!!

Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta lengüeta viene oculta en Excel 2007.

Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.

La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”.

Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción.

Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de Excel.

Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.

Grabando una Macro

• Seleccionamos una celda; cualquier celda servirá.
• En la lengüeta de programador damos click en “grabar Macro”.

Con ello nos aparece la ventana  “Grabar Macro”.

En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo (Ojo no puede llevar espacios por lo que si desean pueden usar guión bajo “_” para poner espacios entre palabras), en “método abreviado” pondremos una combinación  de teclas como acceso directo (por defecto es CTRL +”algo ”, en mi caso utilizá la tecla Shift o Mayúscula más la tecla N), en “Guardar macro en: ” dejamos igual como está, y en “Descripción” anotamos justamente una descripción de lo que hará la macro.

Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro comienza, por lo tanto todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados.

• Anotaremos nuestro nombre en una celda
• Hacemos click en la celda bajo el nombre y anotaremos la siguiente fórmula: =AHORA()

Esta fórmula muestra la fecha y hora actual.

• Seleccionamos la celda que contiene la fórmula y la copiaremos (Con CTRL+C o en la lengüeta Inicio -> Copiar)

• En la lengüeta Inicio está el botón Pegar. Si damos Click en la flecha bajo el ícono verán que aparecen más opciones. Elegimos la opción “Pegar Valores”.

Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente.

• Seleccionamos ambas celdas, osea la celda con la fecha y la celda con el nombre.
• Aplicamos a ambas celdas un formato, por ejemplo “Negrita ” y en el tamaño de la letra ponemos “16”.

• Vamos a la lengüeta Programador y detenemos la grabación de la Macro con el botón respectivo.

¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.

Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una nueva hoja de cálculo. Seleccionamos la celda A1.

En la lengüeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre la ventana que administra las Macros.

Elegimos nuestra Macro, que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar. También si  prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la combinación de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.

Como observarán se ha pegado la información y se le ha dado el formato de letra en negrita y tamaño 16. Con un simple click o combinación de teclas sin necesidad de anotar el nombre, aplicar una fórmula, copiarla, pegarla, seleccionar ambas celdas y darles formato.

Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha grabado.

Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o utilizar la combinación de teclas ALT+F11.

Con ello se nos abre el editor de VBA.

Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera de ampliar el árbol de módulos y con ello nos aparecerá “módulo 1” tal como se observa en la fotografía.

FORMULARIOS E INFORMES DE ACCESS

FORMULARIOS 

Para crear un formulario tenemos varías opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:  Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.  Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.  Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.  Gráficos dinámicos  abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón  y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón  o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón . Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. El asistente para formularios  En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios: En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:  Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo: o bien  Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo: INFORMES DE ACESS  Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado. Introducción.   Para crear un informe podemos utilizar a sección Informess que encontrarás en la pestaña Crear:  Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.  Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.  Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.  Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando el asistente. El asistente para informes.   Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón  o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón  y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón  o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón . El asistente para informes (cont).   En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo. Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón  (o directamente hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón . Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel. Con el botón  podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.